Как выбрать кассовый аппарат? Рекомендации специалиста

Назначение кассового аппарата:

На территории Украины применение кассовых аппаратов регулируется на законодательном уровне. Если закон обязывает Вас использовать РРО (регистраторы расчётных операций), то купленный кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в ГФС (Государственной фискальной службе), и поставить на учёт в ЦСО (Центре сервисного обслуживания). С января 2015 года значительно расширен перечень субъектов предпринимательской деятельности, обязанных использовать кассовые аппараты.

Кассовые аппараты, поставленные на учёт в налоговой называются фискальными, и большая часть предпринимателей старается избежать их использование. Это связано с необходимостью ведения определённой кассовой дисциплины, дополнительными расходами на сервисное обслуживание аппарата, и, как это ни банально, уплатой налогов. Благодаря отчётам из фискальной памяти, контролирующие органы всегда находятся в курсе дел относительно денежного оборота торговой точки, и  соответственно, о суммах налоговых отчислений. Именно эта функциональная характеристика снискала дурную славу кассовому аппарату, и навсегда стала его ассоциировать с головной болью для частного предпринимателя. И если в вопросах оптимизации налогообложения мы подсказать можем мало, то в вопросе выбора, покупки и постановки на учёт кассового аппарата наша организация наработала огромный опыт, которым и спешим с Вами поделиться. 

Кассовый аппарат – это автономное электронное устройство, предназначенное для регистрации расчётных операций между покупателем и продавцом. Другими словами, кассовый аппарат фиксирует факт передачи денег,  распечатывая бумажный чек и, сохраняя его электронную копию во внутренней памяти. В процессе эксплуатации, пользователь кассового аппарата может просмотреть и проанализировать всю накопленную информацию о продажах.

Как правило, кассовые аппараты применяются в розничной торговле и сфере услуг. Существуют ещё и специализированные кассовые аппараты, например, для использования на АЗС, либо в пунктах обмена валют. В данной статье речь пойдёт именно о кассовых аппаратах для розничной торговли и сферы услуг, как о наиболее распространённом типе аппаратов.

На сегодняшний день, различают два основных вида РРО (регистраторов расчётных операций):

Не будем подробно останавливаться на возможностях фискальных регистраторов, это тема отдельной статьи. Рассмотрим возможности именно кассового аппарата:

Возможности кассового аппарата

Современные кассовые аппараты работают в двух основных режимах:

• Фискальный режим - обеспечивает запись данных о продажах за день в фискальную память. Используется при постановке кассового аппарата на учёт в ГФС (Государственной фискальной службе). Подразумевает использование определённой кассовой дисциплины. Например, ежедневное снятие необходимых отчётов для передачи электронных данных на сервер ГФС. Включение данного режима осуществляет сервисный центр по обслуживанию фискальной техники.  

• Нефискальный (терминальный) режим - осуществляет все функции кассового аппарата, включая накопление данных о продажах, формирование и печать чеков, но не использует функцию регистрации отчётов за смену в фискальной памяти и  получения фискального отчёта. Этот режим используется для обучения персонала, или для ведения собственного учёта продаж на предприятиях, где законодательно разрешено работать без применения фискальных кассовых аппаратов. При регистрации продажи в этом режиме, в чеке отдельной строкой печатается надпись "Нефискальный чек" или "Недействительный чек" (в зависимости от модели РРО). 

Кассовые аппараты бывают портативные и стационарные.

Портативные аппараты имеют малые габариты, могут комплектоваться специальными защитными чехлами, частично защищающими кассовый аппарат от воздействия пыли и влаги. Это актуально для использования кассового аппарата в условиях выездной торговли либо на парковках.

Стационарные кассовые аппараты имеют большие габариты, рассчитаны на более интенсивную работу. Могут комплектоваться денежными ящиками. Зачастую имеют более высокие технические характеристики, чем портативные кассовые аппараты.
Для расширения функциональности кассового аппарата, к нему можно подключить дополнительные периферийные устройства:

Перед началом эксплуатации кассового аппарата, в него необходимо запрограммировать все необходимые данные. Это делается пользователем, либо с клавиатуры аппарата, либо через подключение аппарата к компьютеру. Программируются такие данные как:

• Товары и услуги. Код, название, цена, количество, отдел, группа, налог, штрих-код.
• Начальное и конечное сообщения в чеке. В шапке чека указываются такие данные как; название организации, адрес установки кассового аппарата, ИНН и фискальный номер кассового аппарата присваиваемый ГНС. В конечном сообщении можно указать произвольный текст или рекламмный слоган.
• Кассиры. В чеке будет указываться фамилия кассира, совершившего регистрацию продажи.
• Отделы, группы. Гораздо удобнее работать с товарами, которые сгруппированы по отделам или товарным группам. Это облегчает поиск товара в общем списке, и делает возможным получение отдельных отчётов по различным отделам.

Кроме того, в современных кассовых аппаратах имеются следующие функции:

• Печать различных отчётов. По продажам за день, кассирам, отделам, группам,  отчёт контрольной ленты, отчёты из фискальной памяти.
• Возможность использования нескольких видов оплат (наличные, безналичный расчёт, оплата банковской картой, оплата в кредит)
• Продажа товаров со скидкой. Использование различных дисконтных программ привлекает дополнительных клиентов и помогает сохранить постоянных.
• Различные варианты настройки печати и формата чека, например, межстрочный интервал или чёткость печати. Помогают сэкономить расходные материалы.

Как выбрать кассовый аппарат?

Если форма собственности Вашей организации обязывает Вас использовать РРО, это безусловно связано с некоторыми  техническими  и юридическими трудностями. Есть определённые моменты, которые отпугивают предпринимателей. В основном, это необходимость платить налоги (что само по себе негативно воспринимается у нас в государстве) и нести ответственность за возможные нарушения. Штрафные санкции за не выданный чек или непереданный отчёт могут сильно подпортить настроение даже после успешного торгового дня. Многих предпринимателей так же сильно беспокоят расходы, связанные с обслуживанием фискальной техники, и содержанием фонда ЗП квалифицированных кассиров и бухгалтерии.  Далеко не все на это готовы, особенно столкнувшиеся с проблемами подобного плана впервые. Но неразрешимых проблем не бывает. Бывают неприятные решения. Итак, выбирая кассовый аппарат для регистрации в органах ГФС, обратите внимание на следующие моменты.

• Где купить кассовый аппарат? Покупайте кассовые аппараты в сертифицированных сервисных центрах или ЦСО (центр сервисного обслуживания). Дело в том, что законодательство обязывает Вас поставить кассовый аппарат на учёт не только в налоговой инспекции, но и заключить договор на сервисное обслуживание с ЦСО. Плохая новость состоит в том, что сервисное обслуживание будет стоить денег. Условия обслуживания кассовых аппаратов у всех сервисных центров разные, поэтому обязательно ознакомьтесь с договором, либо уточните основные моменты с представителем сервисного центра при встрече, или по телефону. Кроме того, сомнительные интернет-магазины, предлагающие практически любые модели кассовых аппаратов,  вряд ли выпишут налоговую накладную и  фискальный чек, которые обязательно потребует налоговая. И тем более, вряд ли смогут нести гарантийные обязательства. Низкая цена на кассовый аппарат – это всё что они могут Вам предложить.
• Реестр кассовых аппаратов. Все кассовые аппараты, подлежащие регистрации в ГНС, должны находиться в государственном реестре регистраторов расчётных операций. Иначе его попросту не зарегистрирует налоговая. Уточните этот момент у менеджера ЦСО, либо проверьте сами.
• Кассовый аппарат выбирается под виды деятельности. Розничная торговля, сфера услуг, выездная торговля, ювелирка, ломбард, АЗС, услуги такси и т.д. Внятно объясните менеджеру, где конкретно будет использоваться ненавистный "девайс". Часто, на этом этапе оказывается, что кассовый аппарат может и не справиться с поставленными задачами, и вместо него придётся приобретать фискальный регистратор. Как уже упоминалось, это тема отдельной статьи. Напомним, что фискальный регистратор, в отличие от кассового аппарата, не является автономным устройством, и работает исключительно под управлением компьютера.
• Передача электронных отчётов. Электронные отчёты передаются на сервер налоговой через интернет. Проводной, либо беспроводной. Дальше решайте сами, какой тип подключения Вам выбрать. От этого будет зависеть и модель кассового аппарата. Например, Mini T-400 ME использует только мобильный интернет, для подключения к которому необходимо отдельно приобрести SIM-карту мобильного оператора и периодически пополнять на ней счёт. Объём данных, передаваемый кассовым аппаратом очень небольшой, и при правильном выборе тарифного плана, не вызовет значительных дополнительных расходов по оплате трафика. А вот кассовый аппарат MINI-T51.01 способен передавать данные как через мобильный интернет так и через проводной интерфейс Ethernet. Выбор за Вами.
• Портативный или стационарный? Реалии современного рынка фискальных кассовых аппаратов таковы, что портативные аппараты пользуются большим спросом, нежели стационарные.  Основную роль в этом играет цена. Она в два, а то и в три раза ниже. При этом, функционал стационарных аппаратов как правило выше, но зачастую совсем не используется потребителями. Отметим, что стационарные аппараты рассчитаны на более интенсивную нагрузку. Но, к сожалению, современные предприниматели не торопятся «пробивать» все чеки, оптимизируя таким, не совсем честным способом, своё налогообложение.
• Как выбрать у нас на сайте. Мы не рекомендуем впервые покупать кассовый аппарат, основываясь на советах друзей, «по картинке» или самостоятельно, ознакомившись с техническими характеристиками понравившейся модели. В рамках данной статьи оговариваются многие моменты, но всё же, если вы выбираете кассовый аппарат в первый раз – получите консультацию у квалифицированного специалиста. Позвоните по телефону либо приезжайте к нам в офис. Функционал нашего интернет магазина рассчитан на пользователей, которые конкретно понимают, какие модели, услуги и дополнительное оборудование им нужны. Успешные предприниматели всегда ценят своё время, поэтому, заказ через наш интернет-магазин куда удобнее и практичнее чем покупка через прилавок. Если вы имеете представление о кассовых аппаратах, то вам не составит труда выбрать себе подходящую модель, используя простой фильтр для подбора, либо сравнить несколько моделей, добавив их в таблицу сравнения.

Как купить кассовый аппарат?

Итак, с моделью определились. Уточните наличие аппарата или сроки его поставки. Решите, какое дополнительное оборудование вам необходимо, например сканер штрих-кода, или электронные торговые весы. Как вы будете программировать кассовый аппарат, вручную или с помощью компьютера? Во втором случае понадобится интерфейсный кабель и программное обеспечение. Ниже, представляем перечень товаров и услуг, которые обязательны к приобретению при регистрации кассового аппарата в ГНС.

• Книга учёта расчётных операций. Так-же регистрируется в налоговой инспекции.
• Расчётные квитанции. При выходе кассового аппарата из строя, торговля должна осуществляться именно по этим квитанциям. Квитанции так же регистрируются в налоговой.
• Услуги по вводу кассового аппарата в эксплуатацию. Как правило, это опломбирование,  программ рование начальных параметров, и абонплата за сервисное обслуживание. Оплачиваются при заключении договора на сервисное обслуживание. Порядок цен здесь может меняться в зависимости от условий договора и квалификации самого сервисного центра.

Какие документы нужны для покупки кассового аппарата?

• копия свидетельства о регистрации физ. или юрлица, которое приобретает кассовый аппарат
• копия свидетельства плательщика НДС, если Вы таковыми являетесь
• доверенность на получение товара, если кассовый аппарат приобретался по безналичному расчёту
• печать предприятия, если будет заключаться договор на сервисное обслуживание.

После покупки кассового аппарата, необходимых сопутствующих товаров и заключения договора на сервисное обслуживание, кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Однако, если вы ранее не работали на кассовом аппарате и не умеете этого делать, то лучше будет сначала обучиться работе и программированию. Обучение может произвести сервисный центр. Можно попытаться обучиться самостоятельно, используя инструкцию по эксплуатации, однако, вряд ли это даст положительные результаты. Манеру изложения материала в подобных инструкциях нельзя назвать доступной.

Регистрация кассового аппарата в Государственной фискальной службе:

После приобретения кассового аппарата и обучения работе на нём, вас ожидает процедура его регистрации в налоговой инспекции. Регистрация кассового аппарата осуществляется по месту регистрации предприятия, и состоит из нескольких этапов:

Этап 1: Подача необходимых документов в ГФС, а именно:

• заявление на регистрацию РРО в ГФС
• копия выписки о государственной регистрации СПД
• копия документа, подтверждающего право собственности на РРО (расходная накладная, договор арендыдарения)
• паспорт на РРО (сам аппарат не нужен)
• ксерокопия паспорта с датой изготовления
• копия договора на сервисное обслуживание (выписывает ЦСО)
• бланки (книга КУРО, квитанции)

На основании поданных документов, налоговый орган в течении трёх дней выдаёт справку о резервировании фискального номера РРО, которая действительна на протяжении пяти дней.

Этап 2: Ввод кассового аппарата в эксплуатацию:

На основании справки о резервировании фискального номера, ЦСО вводит кассовый аппарат в эксплуатацию. Программирует все необходимые данные в кассовый аппарат и обклеивает его специальными пломбами. Настраивает кассовый аппарат для передачи электронной отчётности на сервер информационного эквайера. Выписывает справку об опломбировании кассового аппарата. На этом этапе так же можно запрограммировать в память кассового аппарата все необходимые товары и услуги. Это можно делать самостоятельно, используя программу InfiniteCashScale.

Этап 3: Получение регистрационного свидетельства.

Справки об опломбировании РРО выписываются сотрудником ЦСО в трёх экземплярах. Один экземпляр остаётся в ЦСО, второй у владельца РРО, а третий экземпляр передаётся в ГФС. На его основании выдаётся регистрационное свидетельство  регистратора расчётных операций. На этом этапе регистрация кассового аппарата считается завершённой. Можно начинать работать.

Заключение:

Использование кассового аппарата на предприятии несёт за собой определённые финансовые и технические трудности. Однако, при правильной организации рабочих процессов, все неудобства можно свести к минимуму. Особенно если правильно подойти к выбору самого аппарата и сервисного центра, который будет его обслуживать. Убедитесь в компетентности организации, которая оказывает такие услуги. Правильный выбор сервисного центра сэкономит не только Ваши деньги, но и бесценное время, которое лучше потратить на развитие своего бизнеса, чем на решение проблем с восстановлением работоспособности фискальной техники.

Автор: Дмитрий Морозов

Автор выражает благодарность Сергею Половинкину за оказанную консультативную и моральную поддержку.