Як вибрати касовий апарат? Рекомендації фахівця

Призначення касового апарату:

На території України застосування касових апаратів регулюється на законодавчому рівні. Якщо закон зобов'язує Вас використовувати РРО (реєстратори розрахункових операцій), то куплений касовий апарат необхідно зареєструвати в ДФС (Державній фіскальній службі), і поставити на облік у ЦСО (Центрі сервісного обслуговування). З січня 2015 року значно розширено перелік суб'єктів підприємницької діяльності, зобов'язаних використовувати касові апарати.

Касові апарати, поставлені на облік у податковій, називаються фіскальними, і велика частина підприємців намагається уникнути їх використання. Це пов'язано з необхідністю ведення певної касової дисципліни, додатковими витратами на сервісне обслуговування апарату, і, як це не банально, сплатою податків. Завдяки звітам з фіскальної пам'яті, контролюючі органи завжди перебувають у курсі справ щодо грошового обігу торговельної точки, і відповідно, про суми податкових відрахувань. Саме ця функціональна характеристика здобула погану славу касовому апарату, і назавжди стала його асоціювати з головним болем для приватного підприємця. І якщо в питаннях оптимізації оподаткування ми підказати можемо мало, то в питанні вибору, купівлі та постановки на облік касового апарату наша організація напрацювала величезний досвід, яким і поспішаємо з Вами поділитися.  

Касовий апарат - це автономний електронний пристрій, призначений для реєстрації розрахункових операцій між покупцем і продавцем. Інакше кажучи, касовий апарат фіксує факт передачі грошей, роздруковуючи паперовий чек і, зберігаючи його електронну копію у внутрішній пам'яті. У процесі експлуатації, користувач касового апарату може переглянути і проаналізувати всю накопичену інформацію про продажі.

Як правило, касові апарати застосовуються в роздрібній торгівлі та сфері послуг. Існують ще й спеціалізовані касові апарати, наприклад, для використання на АЗС або в пунктах обміну валют. У цій статті мова піде саме про касові апарати для роздрібної торгівлі та сфери послуг, як про найпоширеніший тип апаратів.

На сьогоднішній день, розрізняють два основних види РРО (реєстраторів розрахункових операцій):

1. Касовий апарат - автономний пристрій для реєстрації продажів. У нашій країні отримали застосування в лікеро-горілчаних відділах маленьких продуктових магазинів, тютюнових кіосках, виїзній торгівлі тощо. З січня 2015 року законодавство зобов'язує використовувати касові апарати і в сфері послуг, пунктах обміну валют, інтернет-магазинах.
2. Фіскальний реєстратор (фіскальний принтер) - пристрій, що працює під управлінням програмного забезпечення, встановленого на комп'ютері або в POS-терміналі. Використовуються в супер- і гіпермаркетах, бутиках і торгових центрах. Розраховані на інтенсивну роботу. Функціональні можливості значно перевершують касові апарати, завдяки використанню спеціалізованого програмного забезпечення, встановленого на комп'ютері, до якого під'єднано фіскальний реєстратор.

Не будемо детально зупинятися на можливостях фіскальних реєстраторів, це тема окремої статті. Розглянемо можливості саме касового апарата:

Мжливості касового апарату

Сучасні касові апарати працюють у двох основних режимах:

• Фіскальний режим - забезпечує запис даних про продажі за день у фіскальну пам'ять. Використовується при постановці касового апарату на облік у ДФС (Державній фіскальній службі). Має на увазі використання певної касової дисципліни. Наприклад, щоденне зняття необхідних звітів для передачі електронних даних на сервер ДФС. Включення цього режиму здійснює сервісний центр з обслуговування фіскальної техніки.  
• Нефіскальний (термінальний) режим - здійснює всі функції касового апарату, включно з накопиченням даних про продажі, формуванням і друком чеків, але не використовує функцію реєстрації звітів за зміну у фіскальній пам'яті та отримання фіскального звіту. Цей режим використовується для навчання персоналу, або для ведення власного обліку продажів на підприємствах, де законодавчо дозволено працювати без застосування фіскальних касових апаратів. При реєстрації продажу в цьому режимі, в чеку окремим рядком друкується напис «Нефіскальний чек» або «Недійсний чек» (залежно від моделі РРО). 

Касові апарати бувають портативні та стаціонарні.

Портативні апарати мають малі габарити, можуть комплектуватися спеціальними захисними чохлами, що частково захищають касовий апарат від впливу пилу і вологи. Це актуально для використання касового апарату в умовах виїзної торгівлі або на парковках.

Стаціонарні касові апарати мають великі габарити, розраховані на більш інтенсивну роботу. Можуть комплектуватися грошовими скриньками. Найчастіше мають вищі технічні характеристики, ніж портативні касові апарати.

Для розширення функціональності касового апарату, до нього можна підключити додаткові периферійні пристрої:

1. Персональний комп'ютер або ноутбук. Застосовується для програмування основних параметрів, товарів і послуг у пам'ять касового апарата, а також для зняття звітної інформації в облікову або бухгалтерську систему підприємства. З цими завданнями чудово справляється програма InfiniteCash&Scale, розроблена нашою організацією.
2. Сканер штрихкодів. Значно економить час на обслуговування покупця і виключає помилки під час продажу товару, знижуючи ризик виникнення пересортиці. Касиру не потрібно шукати код товару у величезному списку, а досить відсканувати необхідний штрих-код на упаковці товару. Використання штрих-кодів так само позитивно позначається при проведенні інвентаризації.
3. Електронні торгові ваги. Підключивши електронні ваги до касового апарату власник торгової точки отримує подвійну вигоду. Облік продажів вагового товару та унеможливлення зловживань з боку продавців. Покупець не буде обрахований або обважений, і отримає на руки чек, що безумовно виділить ваш магазин серед конкурентів.
4. Зчитувач магнітних карт. Застосовується для ідентифікації касира на робочому місці, або для реєстрації дисконтної картки клієнта. На сьогоднішній день практично не застосовуються. Виняток становить Mini T-400 ME. Підключивши до цього апарата зчитувач, можна організувати приймання платежів за банківськими картками, фактично перетворивши касовий апарат на банківський термінал.

Перед початком експлуатації касового апарата в нього необхідно запрограмувати всі необхідні дані. Це робиться користувачем або з клавіатури апарата, або через підключення апарата до комп'ютера. Програмуються такі дані як:

• Товари та послуги. Код, назва, ціна, кількість, відділ, група, податок, штрих-код.
• Початкове і кінцеве повідомлення в чеку. У шапці чека вказуються такі дані як; назва організації, адреса встановлення касового апарата, ІПН і фіскальний номер касового апарата, що присвоюється ДПС. У кінцевому повідомленні можна вказати довільний текст або рекламний слоган.
• Касири. У чеку вказуватиметься прізвище касира, який здійснив реєстрацію продажу.
• Відділи, групи. Набагато зручніше працювати з товарами, які згруповані за відділами або товарними групами. Це полегшує пошук товару в загальному списку, і робить можливим отримання окремих звітів за різними відділами.

Крім того, у сучасних касових апаратах є такі функції:

• Друк різних звітів. За продажами за день, касирам, відділам, групам, звіт контрольної стрічки, звіти з фіскальної пам'яті.
• Можливість використання декількох видів оплат (готівка, безготівковий розрахунок, оплата банківською картою, оплата в кредит)
• Продаж товарів зі знижкою. Використання різних дисконтних програм залучає додаткових клієнтів і допомагає зберегти постійних.
• Різні варіанти налаштування друку і формату чека, наприклад, міжрядковий інтервал або чіткість друку. Допомагають заощадити витратні матеріали.

Як обрати касовий апарат?

Якщо форма власності Вашої організації зобов'язує Вас використовувати РРО, це, безумовно, пов'язано з деякими технічними та юридичними труднощами. Є певні моменти, які відлякують підприємців. Переважно, це необхідність платити податки (що само по собі негативно сприймається у нас в державі) і нести відповідальність за можливі порушення. Штрафні санкції за не виданий чек або непереданий звіт можуть сильно зіпсувати настрій навіть після успішного торгового дня. Багатьох підприємців так само сильно турбують витрати, пов'язані з обслуговуванням фіскальної техніки та утриманням фонду ЗП кваліфікованих касирів і бухгалтерії.  Далеко не всі на це готові, особливо ті, хто зіткнувся з проблемами подібного плану вперше. Але нерозв'язних проблем не буває. Бувають неприємні рішення. Отже, обираючи касовий апарат для реєстрації в органах ДНС, зверніть увагу на такі моменти.

• Де купити касовий апарат? Купуйте касові апарати в сертифікованих сервісних центрах або ЦСО (центр сервісного обслуговування). Річ у тім, що законодавство зобов'язує Вас поставити касовий апарат на облік не тільки в податковій інспекції, а й укласти договір на сервісне обслуговування з ЦСО. Погана новина полягає в тому, що сервісне обслуговування коштуватиме грошей. Умови обслуговування касових апаратів у всіх сервісних центрів різні, тому обов'язково ознайомтеся з договором, або уточніть основні моменти з представником сервісного центру під час зустрічі, або телефоном. Крім того, сумнівні інтернет-магазини, що пропонують практично будь-які моделі касових апаратів, навряд чи випишуть податкову накладну і фіскальний чек, які обов'язково вимагатиме податкова. І тим більше, навряд чи зможуть нести гарантійні зобов'язання. Низька ціна на касовий апарат - це все що вони можуть Вам запропонувати.
• Реєстр касових апаратів. Усі касові апарати, що підлягають реєстрації в ДПС, повинні перебувати в державному реєстрі реєстраторів розрахункових операцій. Інакше його просто не зареєструє податкова. Уточніть цей момент у менеджера ЦСО, або перевірте самі.
• Касовий апарат вибирається під види діяльності. Роздрібна торгівля, сфера послуг, виїзна торгівля, ювелірка, ломбард, АЗС, послуги таксі тощо. Чітко поясніть менеджеру, де конкретно буде використовуватися ненависний «девайс». Часто на цьому етапі виявляється, що касовий апарат може і не впоратися з поставленими завданнями, і замість нього доведеться купувати фіскальний реєстратор. Як уже згадувалося, це тема окремої статті. Нагадаємо, що фіскальний реєстратор, на відміну від касового апарата, не є автономним пристроєм, і працює виключно під управлінням комп'ютера.
• Передача електронних звітів. Електронні звіти передаються на сервер податкової через інтернет. Провідний, або бездротовий. Далі вирішуйте самі, який тип підключення Вам обрати. Від цього залежатиме і модель касового апарату. Наприклад, Mini T-400 ME використовує тільки мобільний інтернет, для під'єднання до якого необхідно окремо придбати SIM-картку мобільного оператора і періодично поповнювати на ній рахунок. Обсяг даних, що передається касовим апаратом, дуже невеликий, і за умови правильного вибору тарифного плану, не спричинить значних додаткових витрат з оплати трафіку. А ось касовий апарат MINI-T51.01 здатний передавати дані як через мобільний інтернет так і через дротовий інтерфейс Ethernet. Вибір за Вами.
• Портативний чи стаціонарний? Реалії сучасного ринку фіскальних касових апаратів такі, що портативні апарати мають більший попит, ніж стаціонарні. Основну роль цьому грає вартість. Вона вдвічі, а то й утричі нижча. У цьому, функціонал стаціонарних апаратів зазвичай вище, але часто не використовується споживачами. Зазначимо, що стаціонарні апарати розраховані на найінтенсивніше навантаження. Але, на жаль, сучасні підприємці не поспішають «пробивати» всі чеки, оптимізуючи таким не зовсім чесним способом своє оподаткування.
• Як вибрати у нас на сайті. Ми не рекомендуємо вперше купувати касовий апарат, грунтуючись на порадах друзів, «по картинці» або самостійно, ознайомившись з технічними характеристиками моделі, що сподобалася. У рамках цієї статті обговорюються багато моментів, але все ж таки, якщо ви вибираєте касовий апарат вперше – отримаєте консультацію у кваліфікованого фахівця. Зателефонуйте або приїжджайте до нас в офіс. Функціонал нашого інтернет-магазину розрахований на користувачів, котрі конкретно розуміють, які моделі, послуги та додаткове обладнання їм потрібні. Успішні підприємці завжди цінують свій час, тому замовлення через наш інтернет-магазин набагато зручніше і практичніше, ніж покупка через прилавок. Якщо ви маєте уявлення про касові апарати, то вам не важко вибрати собі відповідну модель, використовуючи простий фільтр для підбору або порівняти кілька моделей, додавши їх в таблицю порівняння.

Як купити касовий апарат?

Отже, із моделлю визначилися. Уточніть наявність апарата або термін його постачання. Вирішіть, яке додаткове обладнання вам необхідне, наприклад сканер штрих-коду, або електронні ваги. Як ви програмуватимете касовий апарат, вручну або за допомогою комп'ютера? У другому випадку знадобиться інтерфейсний кабель та програмне забезпечення. Нижче подаємо перелік товарів та послуг, які обов'язкові до придбання при реєстрації касового апарату в ДПІ.

1. Книга обліку розрахункових операцій. Також реєструється в податковій інспекції.
2. Розрахункові квитанції. При виході касового апарату з ладу торгівля повинна здійснюватися саме за цими квитанціями. Квитанції так само реєструються у податковій.
3. Послуги щодо введення касового апарату в експлуатацію. Як правило, це опломбування, програмування початкових параметрів, і абонплата за сервісне обслуговування. Оплачуються під час укладання договору сервісне обслуговування. Порядок цін тут може змінюватись залежно від умов договору та кваліфікації самого сервісного центру.

Які документи потрібні для придбання касового апарату?

• копія свідоцтва про реєстрацію фіз. або юрособи, який купує касовий апарат
• копія свідоцтва платника ПДВ, якщо Ви є такими
• довіреність на отримання товару, якщо касовий апарат купувався за безготівковим розрахунком
• печатка підприємства, якщо укладатиметься договір на сервісне обслуговування.

Після купівлі касового апарату, необхідних супутніх товарів та укладання договору на сервісне обслуговування, касовий апарат необхідно зареєструвати у податковій інспекції. Однак, якщо ви раніше не працювали на касовому апараті і не вмієте цього робити, то краще спочатку буде навчитися роботі та програмуванню. Навчання може зробити сервісний центр. Можна спробувати навчитися самостійно, використовуючи інструкцію з експлуатації, однак навряд чи це дасть позитивні результати. Манеру викладення матеріалу в подібних інструкціях не можна назвати доступною.

Реєстрація касового апарату у Державній податковій інспекції:

Після придбання касового апарату та навчання роботі на ньому, на вас чекає процедура його реєстрації в податковій інспекції. Реєстрація касового апарату здійснюється за місцем реєстрації підприємства, і складається з кількох етапів:

Перший етап: Подання необхідних документів до ДПІ, а саме:

• заяву на реєстрацію РРО у ДПІ
• копія витягу про державну реєстрацію СПД
• копія документа, що підтверджує право власності на РРО (витратна накладна, договір оренди дарування)
• паспорт на РРО (сам апарат не потрібен)
• ксерокопія паспорта з датою виготовлення
• копія договору на сервісне обс
• луживание (выписывает ЦСО)
• бланки (книга КОРО, квитанции)

На підставі поданих документів, податковий орган протягом трьох днів видає довідку про резервування фіскального номера РРО, яка дійсна протягом п'яти днів.

Другий етап: Введення касового апарату в експлуатацію:

На підставі довідки про резервування фіскального номера ЦСО вводить касовий апарат в експлуатацію. Програмує всі необхідні дані в касовий апарат та обклеює його спеціальними пломбами. Налаштовує касовий апарат передачі електронної звітності на сервер інформаційного еквайєра. Виписує довідку про опломбування касового апарату. На цьому етапі так само можна запрограмувати на згадку про касовий апарат всі необхідні товари та послуги. Це можна робити самостійно, використовуючи програму InfiniteCashScale.

Третій етап: Отримання реєстраційного свідоцтва.

Довідки про опломбування РРО виписуються співробітником ЦЗГ у трьох примірниках. Один екземпляр залишається в ЦСО, другий у власника РРО, а третій екземпляр передається до ДФС. На його підставі видається реєстраційне свідоцтво реєстратора розрахункових операцій. На цьому етапі реєстрація касового апарату вважається завершеною. Можна починати працювати.

Висновок:

Використання касового апарату для підприємства несе у себе певні фінансові та технічні труднощі. Однак, за умови правильної організації робочих процесів, усі незручності можна звести до мінімуму. Особливо якщо правильно підійти до вибору самого апарату та сервісного центру, який його обслуговуватиме. Переконайтеся в компетентності організації, яка надає такі послуги. Правильний вибір сервісного центру заощадить не лише Ваші гроші, а й безцінний час, який краще витратити на розвиток свого бізнесу, ніж на вирішення проблем із відновленням працездатності фіскальної техніки.

Автор: Дмитро Морозов

Автор висловлює подяку Сергію Половінкіну за надану консультативну та моральну підтримку.